Privacy Statement

Privacy wet- en regelgeving en AVG voorschriften
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Schutterij Vriendenkring gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

1. Algemeen
Schutterij Vriendenkring verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Schutterij Vriendenkring.

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3. Verwerkt Schutterij Vriendenkring persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

1. Leden van Schutterij Vriendenkring (NAW-gegevens, ID-nummer, e-mailadres, IBAN-rekeningnummer en contributiebedrag);
2. Bestuursleden van Schutterij Vriendenkring (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
4. Deelnemers aan activiteiten vanuit Schutterij Vriendenkring (naam, vereniging, ID-nummer);
5. Vrijwilligers die helpen bij de activiteiten van Schutterij Vriendenkring (naam);
6. Bezoekers website www.schutterijvriendenkring.nl die via de berichtenbox een bericht naar Schutterij Vriendenkring sturen (naam, NAW, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres);
7. Financiële rapportage: jaarlijks wordt een accountancy kantoor gevraagd de financiële verslaglegging op te leveren. Hiervoor heeft Schutterij Vriendenkring een verwerkersovereenkomst afgesloten met 4U Accountancy.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de ledenadministrateur/ penningmeester van Schutterij Vriendenkring en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming.
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van Schutterij Vriendenkring. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming;
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van Schutterij Vriendenkring. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming;
4. Deelnemers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van Schutterij Vriendenkring. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming, aangevuld met papieren registraties die in een afgesloten kast worden bewaard;
5. Vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van Schutterij Vriendenkring. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming;
6. Bezoekers website schutterijvriendenkring.nl: de webbeheerder beheert persoonsgegevens van bezoekers van de website die een bericht via de berichtenbox verzenden. Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming;
7. Financiële rapportage: deze gegevens worden opgeleverd door de penningmeester van Schutterij Vriendenkring. Hiervoor heeft Schutterij Vriendenkring een verwerkersovereenkomst afgesloten met 4U Accountancy.

Bij de verwerking van deze persoonsgegevens is de secretaris gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

5. Waarvoor verwerkt Schutterij Vriendenkring deze gegevens?
De persoonsgegevens die Schutterij Vriendenkring verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren, om de ledenadministratie te kunnen beheren en leden uit te nodigen voor vergaderingen en evenementen;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van schuttersfeesten en kring- en federatiedagen;
4. Deelnemers: Deze gegevens worden vastgelegd om deelnemers deel te laten nemen aan activiteiten; Schutterij Vriendenkring vraagt soms namen en ID-nummers van schutters als ze willen schieten bij Schutterij Vriendenkring.
5. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.
6. Bezoekers website www.schutterijvriendenkring.nl: Deze gegevens worden vastgelegd om wanneer nodig contact op te kunnen nemen met de bezoeker van de website of de vraag te kunnen beantwoorden.
7. Financiële rapportage: deze gegevens worden opgesteld door 4U Accountancy om de financiële situatie, het jaarlijks resultaat en de jaarbegroting te presenteren.

6. Verwerkt Schutterij Vriendenkring ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Schutterij Vriendenkring verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

7. Hoe gaat Schutterij Vriendenkring met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

8. Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

1. Leden: De ledenadministratie kan worden ingezien door de ledenadministrateur/penningmeester en secretaris van Schutterij Vriendenkring ;
2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van Schutterij Vriendenkring ;
3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van Schutterij Vriendenkring ;
4. Deelnemers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van Schutterij Vriendenkring;
5. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van Schutterij Vriendenkring.
6. Bezoekers website: Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door de secretaris van Schutterij Vriendenkring;
7. Financiële rapportage: Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door de penningmeester van Schutterij Vriendenkring en door 4U Accountancy (conform de verwerkersovereenkomst).

Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;

9. Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10. Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Schutterij Vriendenkring gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11. Kan ik zien welke gegevens Schutterij Vriendenkring van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de secretaris van Schutterij Vriendenkring om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via schutterijvriendenkring@gmail.com

12. Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegeven
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van Schutterij Vriendenkring , via schutterijvriendenkring@gmail.com. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen
Schutterij Vriendenkring behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van Schutterij Vriendenkring te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via www.schutterijvriendenkring.nl.